CONTEXTE

L’Association Rennaise des Centres Sociaux recrute un.e Secrétaire de Direction, dans le cadre d’une création de poste suite à son projet de réorganisation du siège – 216 rue de Châtillon BP 20313 RENNES Cedex 2.

Le poste est à pourvoir en CDI, à temps plein, à compter du 1er octobre 2019.

MISSIONS ET ACTIVITES

Dans le cadre des orientations fixées par le Conseil d’Administration de l’ARCS, le/la Secrétaire de Direction joue un rôle d’accueil et de liaison entre les différents acteurs internes-externes et le siège de l’ARCS.

Il/elle inscrit son action dans le respect des valeurs et du projet associatif de l’ARCS.
Il/elle est placé/e sous la responsabilité hiérarchique de la Direction Générale.

Cette fonction nécessite de gérer simultanément la dimension de Secrétaire de Direction et d’assurer quotidiennement les demandes (téléphone, visites, secrétariat) liées à la fonction d’accueil du siège de l’association.

  • DOMAINE : Accueil physique et téléphonique
    Mission principale : Il/elle assure et coordonne l’accueil physique et téléphonique, la gestion de la messagerie électronique du Siège et la transmission des informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure.
    Activités principales :
    – Réception, analyse et orientation des demandes des bénévoles, des administrateurs, des salariés, des partenaires et du public.
    – Organise le planning d’accueil du siège et met à jour les informations, la documentation et les outils pour tous les professionnels chargés de l’accueil du siège.
    – Gestion du courrier postal du siège de l’ARCS et assure la relation et le suivi des prestataires (La Poste, fournisseur machine à affranchir …).
    – Gestion de planning et de la messagerie électronique de l’accueil du siège de l’ARCS.
    – Réalise des comptes rendus de réunions.
    – Apporte un soutien administratif aux membres de l’équipe du siège (ex : convocations, recherche de salle, …).
    – Assure le classement et l’archivage.
    – Gère le stock des fournitures administratives et autres consommables (thé, café …) liés à l’accueil de groupe (ex : réunions, formations …) en lien avec la centrale de référencement Ekosynergies.

 

  • DOMAINE : Secrétariat

Mission principale : Il/elle assiste la Direction Générale dans la gestion de son activité et notamment pour faciliter les coopérations internes et les partenariats externes nécessaires au bon fonctionnement de l’ARCS.
Activités principales :
– Soutien au préparation des instances associatives, des réunions internes et des réunions partenariales : planification annuelle, convocation, préparation de dossiers, logistique, comptes rendus, classement, organisation des déplacements et de l’accueil de délégations extérieures, etc. et peut être amenée à y participer.
– Gestion de l’agenda et de la messagerie électronique de la Direction Générale dans le respect des délégations confiées.
– Apporte son soutien aux membres du Bureau, aux cadres du siège et des Centres Sociaux dans la gestion de leur planning et leur prise de rendez-vous commun.
– Alerte la Direction Générale sur les délais à respecter et les difficultés rencontrées.

  • DOMAINE : La vie associative et le fonctionnement du Siège
    Mission principale : Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.
    Activités principales :
    – Etablit les déclarations obligatoires en lien avec la vie associative et dans le respect des statuts et du règlement intérieur de l’ARCS et tient à jour la liste des administrateurs, les heures de bénévolat, coordonne la mise en forme du rapport d’activité, du rapport moral et financier, etc.
    – Gestion de la location de la salle de réunion du siège.
    – Gestion du fond documentaire disponible au prêt interne.
    – Organisation de la Fête de l’ARCS.
    – Renseigne les données nécessaires à l’établissement de statistiques sur l’accueil.

PROFIL DU POSTE

Formation requise : Bac +2, type BTS Assistante de Gestion PME-PMI, Assistante Manager, …
Expérience professionnelle sur poste similaire exigée.

  • Connaissances attendues :
    – Maîtrise du fonctionnement associatif et des processus décisionnels.
    – Connaissance du milieu de l’action sociale appréciée.
  • Compétences spécifiques :
    – Maîtrise des principes d’accueil du public et expérience d’accueil de publics fragilisés.
    – Capacité à communiquer de manière adaptée en interne comme en externe, et à destination d’interlocuteurs variés.
    – Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, agenda partagé, gestion électronique de documents, outils de PAO, …).
    – Maîtrise de la conception et de la réalisation de courrier, de compte-rendu et de note interne.
  • Compétences globales :
    – Implication dans la création du poste et sa mise en œuvre concrète.
    – Adhésion au mode de management par projet.
    – Autonomie dans l’organisation de son travail.
    – Qualité relationnelle et sens de l’écoute dans ses rapports fonctionnels et hiérarchiques.
    – Intérêt pour le recours à des logiciels libres (ex : Framasoft).

TEMPS DE TRAVAIL ET REMUNERATION

35 heures / Pesée 415 selon la convention ALISFA soit 1 888 € bruts mensuels (+ prise en charge employeur Mutuelle Niv.3 ; tickets restaurants ; congés et rémunération individuelle supplémentaire conformément à la CCN).

MODALITES DE RECRUTEMENT

Les candidatures (CV et lettre de motivation, en format pdf) doivent être adressées à l’attention des Co-Présidents de l’ARCS, par mail à recrutement@assoarcs.com ou par courrier à l’ARCS – 216 Rue de Châtillon – BP 20313 – 35203 RENNES Cedex 2.

Date de dépôt des candidatures : vendredi 23 août 2019

Les entretiens de recrutement se dérouleront le vendredi 30 août 2019, matin.

Le poste est à pourvoir au 1er octobre 2019.

Contact pour cette offre : pour plus de renseignements, vous pouvez vous adresser à la Directrice Générale de l’ARCS au 02.99.51.44.39

Rennes, le 3 juillet 2019.