Contexte

A la suite d’un départ à la retraite au sein de son équipe, l’Association Rennaise des Centres Sociaux recherche un·e Secrétaire d’accueil H/F en contrat à durée indéterminée (CDI) à temps partiel pour l’un de ses Centres Sociaux. Le poste est à pourvoir au 14 Octobre 2019.

Fiche de poste de référence : Secrétaire d’accueil

Missions principales

Dans le cadre des orientations fixées par le Conseil d’Administration de l’ARCS, le/la Secrétaire d’accueil contribue au fonctionnement du Centre Social dans le cadre de l’accueil des publics et des aspects administratifs.

Il/elle inscrit son action dans le respect des valeurs et du projet associatif de l’ARCS. Il/elle se réfère au projet stratégique de l’ARCS. Il/elle est placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la Direction du Centre Social au sein duquel il/elle exerce ses fonctions.

Domaine : accueil physique et téléphonique

Il/elle assure et participe à l’organisation de l’accueil du centre social, selon toutes ses modalités (physique, téléphonique, mails…). Il/elle reçoit et oriente les demandes, contribue à l’information des usagers concernant l’activité, les services et les actions du Centre Social et du quartier.
Il/elle connaît les missions générales des partenaires de l’action éducative et sociale présents dans la structure et sur le quartier (CDAS, CCAS, mission locale…) et actualise régulièrement ses connaissances.
Il/elle assure un rôle d’interface avec l’équipe du centre et rend compte en réunion d’équipe de situations particulières vécues dans l’accueil des publics, nécessitant une régulation ou un positionnement de l’équipe.
Il/elle peut être amené·e à assurer l’accueil commun de l’Espace Social Commun.

Domaine : secrétariat

Il/elle assure des tâches de secrétariat afférentes au fonctionnement du Centre Social (gestion du courrier, transmission d’informations, prise de note, frappe et mise en forme de documents pour l’équipe du centre, classement de documents,…)

Domaine : vie associative et fonctionnement du Centre Social

Il/elle contribue au fonctionnement du centre et de ses instances, en collaboration avec le Directeur du Centre Social, et participe à différents temps forts, temps d’animation,…
Il/elle réalise des documents préparatoires (invitations, fiches présence…) et peut en assurer le suivi.
Il/elle assure des tâches de gestion et d’intendance du Centre Social (gestion des stocks de matériel, produits d’entretien…)
Il/elle assure ponctuellement la saisie de données sur le logiciel Noë et peut être amené·e à assurer le suivi du planning des salles, la visite des lieux, la transmission des consignes, les contrats de location…

Missions secondaires

Il/Elle peut être amené·e à assurer un rôle de référent/e du Centre Social dans les domaines suivants :
– communication (réalisation de tracts, affiches, mise à jour du site internet, page facebook, réalisation du supports numériques, rôle de garant du respect de la charte graphique de l’association… )
– informatique (évaluation des problèmes utilisateur, ouverture et suivi des tickets d’intervention, accompagnement des salariés dans des tâches simples)
– maintenance (évaluation d’éventuels dysfonctionnements, ouverture et suivi des tickets d’intervention, contribution à l’actualisation du guide maintenance)

Il/elle peut être amené·e, dans ce contexte, à participer aux réunions de référents inter-centres.

Profil du poste

– Diplôme requis de niveau Bac + 2, type BTS secrétariat, assistante de gestion, assistant manager… ou équivalent.
– Connaissance du milieu de l’action sociale appréciée.
– Maîtrise des modalités et principes généraux d’accueil du public, avec expérience professionnelle préalable dans l’accueil de publics fragilisés.
– Maitrise du pack Office (Word, Excel, Publisher, Powerpoint et Outlook).
– Une première expérience professionnelle en milieu associatif serait un plus.

Temps de travail et rémunération

24h hebdomadaires / Pesée 386 selon la Convention collective ALISFA, soit 1 204.31 euros brut mensuel (+ prise en charge employeur Mutuelle Niv.3 ; tickets restaurants ; congés et rémunération individuelle supplémentaire conformément à la CCN).

Modalités de recrutement

Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) doivent être adressés par mail à l’attention des Co-Présidents de l’ARCS, à recrutement@assoarcs.com ou par courrier à ARCS – 216 Rue de Châtillon – BP 20313 – 35203 RENNES Cedex 2.

Date limite de dépôt des candidatures : 27 septembre 2019 dernier délai

Les entretiens de recrutement sont prévus le vendredi 4 octobre 2019 (matin)

Le poste est à pourvoir au 14 octobre 2019.

Contact pour cette offre : pour plus de renseignements, vous pouvez vous adresser au service Ressources Humaines de l’ARCS au 02.99.51.44.39